MERKBLATT ZUR DATENVERARBEITUNG

Mit diesem Merkblatt informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Durchführung unserer Beauftragung zur Verfügung gestellt haben. Ihre Daten verarbeiten wir nur, soweit wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind.

Die deutsche Versicherungswirtschaft hat sich in den Verhaltensregeln der deutschen Versicherungswirtschaft verpflichtet, nicht nur die datenschutzrelevanten Gesetze streng einzuhalten, sondern auch durch weitere Maßnahmen den Datenschutz zu fördern. Informationen dazu sowie den Volltext der Verhaltensregeln finden Sie im Internet: www.code-of-conduct.ruv.de. Als Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe sieht sich compertis diesen Verhaltensregeln verpflichtet.

Auf Wunsch schicken wir Ihnen die Verhaltensregeln gerne per Post. Bitte wenden Sie sich dafür an unseren Datenschutzbeauftragten.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die compertis Beratungsgesellschaft für betriebliches Vorsorgemanagement (im Folgenden: "compertis"), die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

compertis Beratungsgesellschaft für betriebliches Vorsorgemanagement mbH

Raiffeisenplatz 1

65189 Wiesbaden

Telefon: 0611 23 61-0

E-Mail: info@compertis.de

 

Wenn Sie datenschutzrechtliche Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

R+V Versicherung AG

Datenschutzbeauftragter

Raiffeisenplatz 1
65189 Wiesbaden
Telefon: 0800 533 - 1112
Fax: 0611 533-4500
E-Mail: datenschutz@ruv.de

Die compertis erbringt Dienstleistungen auf allen Gebieten der betrieblichen Altersvorsorge. Darüber hinaus ist die compertis nach § 34d Absatz 7 Nr. 1 der Gewerbeordnung als gebundener Versicherungsvertreter für die R+V Versicherungsgruppe tätig.

Grundsätzlich bitten wir Sie, uns nur Daten mitzuteilen, die für den jeweiligen Zweck notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben sind. Ihre Daten benötigen wir, um die Beratungs- und Prüfaufträge, mit denen Sie uns in diesem Zusammenhang beauftragen, erfüllen zu können. 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für folgende Zwecke:

- zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Kontaktaufnahme, Geschäftsanbahnung, Angebotsanfragen)

- im Rahmen der Beauftragung und zur Ausführung unserer Aufträge (Versicherungsvermittlung, Versicherungsmathematische Dienstleistungen, Erstellung betriebswirtschaftlicher Analysen zur Auslagerung von Pensionsverpflichtungen, Rentenverwaltung und Pensionsmanagement, Erstellung von Rechtsgutachten, individuelle Zusagen, Vereinbarungen und Nachträgen, Altersvorsorgeberatung)

- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. Handels- und Steuerrecht; Versicherungsaufsichtsgesetz; zur Betrugs- und Geldwäscheprävention.)

- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

Ihre Daten verarbeiten wir im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben gegebenenfalls auch zu Zwecken, die nicht direkt mit der jeweiligen Beauftragung zusammenhängen.

Beispielsweise kann dies der Fall sein, um

- zulässige regulatorische oder aufsichtsrechtliche Anforderungen zu erfüllen

- die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb zu gewährleisten

- Verfahren elektronischer Datenverarbeitung zu prüfen und zu optimieren

- in rechtlich zulässiger Weise unternehmensübergreifend Daten zusammenzustellen und ggf. auszuwerten

- Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache zu prüfen und zu optimieren

- rechtliche Ansprüche geltend zu machen und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

 

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig ist. Unsere Datenverarbeitung erfolgt

- weil sie zur Durchführung des bestehenden Vertragsverhältnisses erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 b) Datenschutzgrundverordnung

- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, Art. 6 Abs. 1 c) Datenschutzgrundverordnung in Verbindung mit der gesetzlichen Vorschrift, die die Datenverarbeitung erfordert (z.B. zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung)

- nach Art. 6 Abs. 1 f) Datenschutzgrundverordnung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten. Dies betrifft häufig den Fall, dass die Verarbeitung zur Durchführung unseres Auftrags erforderlich ist oder wir Ihre Daten an Dritte übermitteln. Sofern wir z. B. aus Gründen der Prozessoptimierung Daten an spezialisierte Dienstleister übermitteln, die als eigenverantwortliche Stelle tätig werden, schließen wir mit diesen Dienstleistern Verträge, die sicherstellen, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau gilt

In der Regel erhalten wir personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung direkt von Ihnen oder von Ihnen beauftragten oder bevollmächtigten Dritten, wie z.B. Versicherungsvermittlern oder Steuerberatern. Es kann aber auch vorkommen, dass uns Gerichte im Rahmen von Anfragen und Beschlüssen zum Versorgungsausgleich Ihre Daten übermitteln. 

Damit wir unsere Aufträge ordnungsgemäß erfüllen können, benötigen wir – je nach Auftrag - in der Regel folgende Daten:

- Identifikations- und Kontaktinformationen (Name, Adresse, E-Mail-Adresse und ggf. weitere Kontaktdaten)

- Zahlungs- und Abrechnungsdaten (z.B. Bankverbindung)

- Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Überschuldung)

- Vertrags- und Versicherungsinformationen

- Vermittler- und Vertriebspartnerdaten

- Steuerdaten und Daten aus Jahresabschlüssen

- Daten aus gerichtlichen Urteilen oder Beschlüssen

Im Rahmen unserer Beauftragung kann es zu einer Datenübermittlung an folgende Dritte kommen.

a) Versicherer/Versorgungsträger

Sofern wir für Sie als Versicherungsvermittler tätig sind, das Pensionsmanagement oder die Rentenverwaltung übernehmen oder die Auslagerung von Pensionsverpflichtungen bewerten, übermitteln wir Daten an die involvierten Versicherer bzw. Versorgungsträger.

b) Von unseren Auftraggebern bevollmächtigte oder beauftrage Dritte

Wenn Sie im Rahmen ihrer Beauftragung Dritte mit der Entgegennahme der relevanten Informationen bevollmächtigen, übermitteln wir Daten an diese Stellen. (z.B. Steuerberater oder Versicherungsvermittler).

c) Auftragnehmer und Dienstleister

Es kann vorkommen, dass compertis zur Erfüllung ihrer Aufträge ihrerseits Dienstleister einsetzt. Beispiele hierfür sind IT-Dienstleister oder Dienstleister, die mit der Abrechnung von Betriebsrenten beauftragt werden.

Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage gesetzlich vorgesehener Vereinbarungen zum Datenschutz oder auf Basis unseres überwiegenden berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 f) Datenschutzgrundverordnung.

d)  Gerichte, Behörden, und andere Stellen mit öffentlich-rechtlichen Aufgaben

An die vorgenannten Stellen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind.

e) Zentralisierte Datenverarbeitung innerhalb der R+V Versicherungsgruppe

Die compertis ist Teil der R+V Versicherungsgruppe. Innerhalb der R+V Versicherungsgruppe sind einzelne Bereiche zentralisiert, z. B. der Beitragseinzug, die telefonische Kundenbetreuung oder die Datenverarbeitung. Daher werden Stammdaten wie Ihre Versicherungsnummer oder die Art der Verträge in einer zentralen Datensammlung geführt; d. h. Ihre allgemeinen Antrags-, Vertrags- und Leistungsdaten. So wird z. B. Ihre Adresse gegebenenfalls nur einmal gespeichert, auch wenn Sie Verträge mit verschiedenen Unternehmen der Gruppe abschließen. So kann eingehende Post immer richtig zugeordnet und bei telefonischen Anfragen schnell der zuständige Ansprechpartner genannt werden.

Alle an die zentralisierte Datenverarbeitung angebundenen Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe können diese Stammdaten einsehen.

Die übrigen Antrags-, Vertrags- und Leistungsdaten sind dagegen nur von den vertragsführenden Unternehmen der Gruppe abfragbar.

Folgende Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe sind an die zentralisierte Datenverarbeitung angebunden:

R+V Versicherung AG

R+V Allgemeine Versicherung AG

R+V Krankenversicherung AG

R+V Lebensversicherung AG

R+V Lebensversicherung a.G.

R+V Pensionsfonds AG

R+V Pensionskasse AG

R+V Pensionsversicherung a.G.

R+V Rechtsschutz-Schadenregulierungs-GmbH*

R+V Service Center GmbH*

R+V Treuhand GmbH*

RUV Agenturberatungs GmbH*

Vereinigte Tierversicherung Gesellschaft a.G.

KRAVAG-HOLDING Aktiengesellschaft

KRAVAG-ALLGEMEINE Versicherungs-AG

KRAVAG-LOGISTIC Versicherungs-AG

KRAVAG-SACH Versicherung des Deutschen Kraftverkehrs VaG

KRAVAG und SVG Assekuranz Vertriebs- und Bearbeitungszentrum GmbH*

KRAVAG Umweltschutz und Sicherheitstechnik GmbH (KUSS)*

Condor Lebensversicherungs-Aktiengesellschaft

Condor Dienstleistungs-GmbH*

R+V Dienstleistungs-GmbH*

Pension Consult Beratungsgesellschaft für Altersvorsorge mbH*

carexpert Kfz-Sachverständigen GmbH*

CHEMIE Pensionsfonds AG

compertis Beratungsgesellschaft für betriebliches Vorsorgemanagement mbH*

UMB Unternehmens-Managementberatungs GmbH*

* Dieses Unternehmen ist Dienstleister der Unternehmen der R+V Versicherungsgruppe und kann daher auf personenbezogene Daten zugreifen.

Die jeweils aktuelle Liste der an der zentralisierten Datenverarbeitung teilnehmenden Unternehmen können Sie unter www.code-of-conduct.ruv.de abrufen. Auf Wunsch schicken wir Ihnen gerne einen Ausdruck dieser Liste per Post. Bitte wenden Sie sich dafür an unseren Datenschutzbeauftragten.

Wenn wir personenbezogene Daten innerhalb der EU/EWR übermitteln, beachten wir die strengen rechtlichen Vorgaben. Wenn es erforderlich ist, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR, z. B. im Rahmen von IT-Leistungen. Auswahl und vertragliche Vereinbarungen richten sich selbstverständlich nach den gesetzlichen Regelungen.

Darüber hinaus können in bestimmten Fällen gesetzliche Meldeverpflichtungen bestehen, wegen deren wir Ihre Daten an Behörden und ähnliche Stellen in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR übermitteln müssen. Auch bei Rechtsstreitigkeiten mit Auslandsbezug kann eine solche Übermittlung notwendig sein (z. B. Rechtsanwälte).

Wenn im Einzelfall Ihre Einwilligung notwendig ist, holen wir diese gesondert ein.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das kann auch die Anbahnung oder die Abwicklung eines Vertrags sein.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Diese ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO), dem Geldwäschegesetz (GWG) oder der Versicherungsunternehmens-Rechnungslegungsverordnung (RechVersV) und betragen 2 bis 30 Jahre.

Die Speicherdauer richtet sich weiter nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu 30 Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Ihre gesetzlichen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit können Sie bei unserem Datenschutzbeauftragten geltend machen.

Sofern die Datenverarbeitung auf einer allgemeinen Interessenabwägung beruht, steht Ihnen ein Widerrufsrecht gegen diese Datenverarbeitung zu, wenn sich aus Ihrer persönlichen Situation Gründe gegen eine Datenverarbeitung ergeben.